SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Bemula dari pengerjaan revisi staterkit yang tengah saya lakukan, mulai dari konsep yang sudah tersusun rapi hingga hampir selesai. Semua pengerjaan membutuhkan energi yang tidak kecil, konsentrasi yang panjang, perumusan yang tidak sederhana hingga akhirnya bisa selesai. Pengorbanan itu terasa panjang dan memang inilah kemampuan saya, yang mungkin tidak dimiliki orang lain dalam tim kami.

Kemampuan Tim
Kami marasa sebagai tim yang baik, berdasarkan formula Robert kami memiliki sebua kemampuan segitiga BI meskipun belum maksimal. Dalam hal produk dan arus kas, tim kami memiliki dayadi. Dalam system dan komunikasi ada saya yang lebih banyak memainkan peran dan dalam legalitas tim kami memiliki lambang yang jauh lebih dulu mendirikan CV daripada usaha yang kami bentuk, plus kedekatannya dengan pejabat juga memberi nilai lebih akan arti legalitas dan jaringan.

Bekerja menurut ranah
Kamipun juga bekerja menurut ranah yang disepakati. Saya lebih banyak memainkan manajemen strategis dan promosi serta pengembangan jaringan. Dayadi memainkan peranan di arus kas, stok, administrasi, dll, sementara lambing emmainkan peran pada formalitas karena kapasitasnya sebagai direktur.

FAKTA SIM
Dalam banyak kasus saya sering mengatakan kepada para agen dan leader tanayakan pada ahlinya. Saya tidak ingin tejadi blunder. Dulu ada permitaan pengadaan papan tulis bagi tim amphibi, lantas saa mengatakan tanyakan pada ‘YANG AHLINYA’ karena saya memang tidak berweang mengurusinya. Juga ketika ada yang mengatakan tentang staterkit. Bisa saja saya menjawabnya tetapi justru akan menciptakaan ‘BUDAYA TIDAK EFEKTIF” dan sangat memungkinkan permasalahan tersebut akan dibawa kepada pihak manajemen yang lain selain saya, dan pihak agen atau leader akan mengulang pertanyyan yang sama, lalu meminta tanggapan yang SANGAT MUNGKIN BERBEDA dari pihak menejeman lainnya, dan AKAN MEMBENTURKAN kebijakan ganda tersebut dan AKAN MENJADI BLUNDER, karena berkutat pada masalah yang sama. Belum lagi aksi agen atau karyawa yang cari muka karena merasa berjasa atas perbedaan atau blunder tersebut. Inilah yang tidak saya inginkan, karena mereka akan FOKUS bukan pada HASIL YAKNI PERTUMBUHAN AGEN BARU DAN PERTUMBUHAN TRANSAKSI tetapi lebih pada masalah-masalah yang tidak berujung pada peningkatan kulitas, BENAR BENAR TIDAK EFISIEN.

SIM BARU
Maka saya sangat mengharap agar ada pemisahan dalam penanganan kasus yang dilontarkan oleh agen. Pemisahan disini maksudnya adalah, pemisahan pengangann berdasarkan struktur manajemen. Untuk masalah intern kepada manajemen intern dan masalah extern kepada manajemen extern. Atau berdasarkan kesepakatan manajemen.
Artinya kalaupun ada cros cek dilakukan oleh agen tentang suatu permasalahan, maka pihak menejemen tetap satu suara. Hematnya pihak manajemen harus saling ‘SMS-AN’ utuk kasus sekaligus solusi yang disepakati.
KEMBALIKAN PADA AHLINYA
Jika ada agen menyampaikan permasalahan, pihak manejemen langsung menghendelnya atau menjawabnya berdasarkan bidangnya. Jika ada agen tidak puas dan menyampaikan permasalahan tersebut kepada manajemen maka idealnya yang bersangkutan menyarankan untuk kembali menannyakan kepada pihak yang pertama, usahakan tidak menjawab, karena selain bukan bidangnya, ini juga menimbulkan ketidakefektifan bagi agen dan bagi perusahaan. Selama agen berproses menanyakan kembali kepada pihak manajemen awal, kedua pihak menejemn bisa saling bersmsan. Inilah yang dimaksud bertanya kepada ahlinya, untuk menciptakan budaya efisien. Dan yang trepenting adalah penambahan agen baru dan penambahan transaksi. Selanjutnya pihak manajemen harus mengadakan koordinasi seminggu sekali untuk membahas masalah yang berkembang dan menrumuskan jawaban yang sama, terhadap berbagai permasalahan.

SATU SUARA
Jika agen bertanya kepada manajemen untuk suatu permasalahan dan belum puas selanjutnya menanyakan kepada manajemen yang lain hendaknya satu suara.

MEMAHAMI STRUKTUR PERUSAHAAN
Harus ada pemahaman kepada agen bahwa permasalahan itu kembalikan kepada sruktur, bukan kok bertanya untuk satu persoalan yang sama dan menyakana kepada 3 manajemen sekaligus melakuakn cros cek……apalagi yangpai membandingkan jawaban yang LEBIH MENGUNTUNGKAN AGEN, sampai agen menyimpulkan bahwa pihak manajemen a lebih enak (baca lebih enak menurut si agen) daripada pihak menejemn si b. jelas struktur perusahaan yang demikian adalah struktur yang lemah, yang akan mudah diombang-ambingkan oleh agen…….ketahuilah dalam hal ini agen bisa saja membuat peraturannya sendiri yang justru akan merugikan perusahaan secara keseluruhan sekaligus merugikan agen secara keseluruhan hanya gara gara ingin MEMUASKAN SALAH SATU AGEN ATAU SALAH SATU LEADER.

SARAN
1. Manajemen harus membuat struktur dengan benar
2. Membuat aturan untuk agen tentang pola komunikasi
3. Membuat aturan umum untuk mekanismen menejemen di perusahaan, agar perusahaan tidak diatur oleh agen yang mengakibatkan perusahaan tidak focus pada pertumbuhan transaksi dan pertumbuhan agen nasional, tetapi hanya memuaskan segelintir tim EO atau bahkan hanya leader semata.
4. PIHAK MENEJEMEN harus melakukan koordinasi minimal 1 mingu atau 2 minggu sekali bukan semata mata untuk mengejar target : selesai staterkit atau selesai CD, atau selesai notaries, tetapi banyak yang bisa diperbincangkan bersama berdasarkan perkembangan perusahaan agar dicapai PEMAHAMAN FAKTA YANG SAMA DAN SOLISI YANG SAMA”
5. Hanya memberlakukan 1 pertanyyan dari agen diselesaikan oleh satu pihak manajemen sesuai struktur dan manajemen lain tidak berwenang mengurusinya.